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【协会课题结题成果】高校学生食堂物资采购模式探讨
[四川省高校后勤协会]  [手机版本]  [扫描分享]  发布时间:2023年7月4日
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高校学生食堂物资采购模式探讨

——以四川大学为例

 

杨凌云 毛正利 李代萍

 

[摘  要] 高校食堂承担了全校师生的餐饮服务保障工作,食堂全年采购物资品种多,金额大。食堂物资采购的方式分为政府采购、校内快速采购、非招标比选采购流程、小额零星采购四种,文章以四川大学为例提出了四种采购方式的标准化流程建设,探讨了提出采购需求、市场询价、召开非招标比选采购会议、合同签订、货物验收、建立台账等各环节的实施方式,并构建了招标、采购、验收环节的廉政风险防控措施,为高校食堂物资采购工作提供参考。

[关键词] 学生食堂;物资采购;流程;风险防控

 

高校食堂承担着学校学生和教职员工一日三餐的餐饮服务保障工作,为学校的教学科研提供了坚实的后勤保障,承载着维护高校稳定及社会稳定的重要职责。高校食堂餐饮服务具有就餐人数、对菜品种类的需求多、物资采购量大、物资品类多的特点以四川大学为例食堂物资采购涉及26个大类,3100多个品种 ,食堂巨大的物资采购量对廉政风险的防控提出了更高的要求,针对学生食堂的物资采购标准化流程建设以及采购、入库、出库、销售等各关键环节的廉政风险防控体系的建设势在必行。

一、 学生食堂物资采购标准化流程探讨

四川大学学生食堂物资采购的方式主要有四种:政府采购流程(A类)、校内快速采购流程(B类)、非招标比选采购流程(C类)、小额零星采购流程(D类)。

   (一)政府采购流程(A类)

政府采购,是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准(100万)以上的货物、工程和服务的行为[]。学生食堂物资采购中全年单品金额达到100万元以上的物资和纳入政府集中采购目录内的货物应通过政府采购进行采购。

政府采购的基本流程:备案采购实施计划—公开发布采购意向—委托采购代理机构—确定(提供)采购需求—确定采购方式—编制采购文件—邀请供应商(公告、选取/抽取、推荐)—发售采购文件—递交投标/响应文件—组建评审委员会—开标评审确定中标(成交)供应商—发布采购结果公告—签订(公告、备案)政府采购合同—履约—验收—支付采购资金。

   (二)校内快速采购流程(B类)

B类校内快速采购是指政府集中采购目录外的,采购金额为20-100万元的货物或服务,其主要方式有:网上竞价、网上比选、校内公开招标、单一来源采购。[]

校内快速采购的基本流程:确认采购清单—市场调研制定采购预算—填报部门采购申请表—招投标网站提交采购申请—用户单位负责人、经费负责人线上审批—财务验资(单位运行费可省略此步骤)—招投标中心审核申请—分配经办人编制招标文件—挂网公示招标项目—供应商报名、提交投标文件—用户评标、选标—发布采购结果公告—签订采购合同—履约—验收—支付采购资金。

    (三)非招标比选采购流程(C类)

C类采购指政府集中采购目录外的3-20万元的货物或服务。

非招标比选采购基本流程为:需求方提出采购需求-询价小组进行市场询价-潜在供货商资质审核-召开非招标比选采购会议-签订合同或协议-货物验收-建立采购台账-财务处理

(四)小额零星采购流程(D类)

小额零星采购是指政府集中采购目录外的3万元以下的货物或服务采购。

小额零星采购流程为:需求方提出采购需求-询价小组进行市场询价-潜在供货商资质审核-确认供货商及购买-货物验收-建立采购台账-财务处理

二、 食堂物资采购部分环节的实施方式

(一)需求方提出采购需求

需求方提出采购需求,按类别填写包含所需项目名称、性质、规格、数量、规模及质量标准、实施地点、时间、技术要求等相关信息[]

食材类:需求方通过餐饮物流管理系统提交所需食材的详细种类、数量、质量要求、需求地点、需求时间等信息,采供方专人通过物流系统汇总需求单位计划表。

设备类:需求方填写《物资采购申请表》各项内容,由需求方负责人签字后,提交采供方、分管领导、主管领导审核签字确认。

 (二)询价小组进行市场询价

询价小组需要多方参与并定期更换,确保询价公平、公正、真实、有效。食材类询价小组成员包含:需求方人员、采供方人员、质量监督管理方人员。设备类询价小组成员包含:设备维修方人员、采供方人员、质量监督管理方人员。每次询价当日随机抽取小组成员市场询价过程中,询价小组随机在不同商家中采集同等品牌、同等质量、同等规格的产品价格。询价过程中,各小组成员要做到货比多家,多人同行,做到廉洁奉公、不徇私情,并记录好相关询价表并签字确认。

(三)召开非招标比选采购会议

邀请至少三家资质齐全的潜在供货商报价,报价单资质证明材料密封处理,通过邮寄或现场参会的形式参加非招标比选采购会议。饮食中心成立专门的评标小组,小组成员包含后勤保障部办公室、后勤保障部工会、后勤保障部财务科、饮食中心领导、饮食中心办公室、饮食中心餐厅管理部、饮食中心物资采供部。评标小组对潜在供货商资质及市场询价小组的市场询价结果进行审核并签字确认,通过现场开标、唱标、抽签及与供货商进行二次议价等形式,确定最终供货商家,并做好相应记录。采供部门根据会议记录整理出会议纪要,由评标小组成员一一审核签字确认并存档备案。招标结果由采供部门以适当的形式通知中标供货商。

(四)签订合同或协议

A、B、C类采购后需撰写相应合同或协议,交由学校法律部门审核。审核通过的合同或协议中标供货商签章后返回采供部门采供部门填写《合同审批表》,并将返回的合同或协议及相关附件资料提交各级领导审核,审核通过后加盖单位公章。采供部门将签好的合同或协议发供货商进行分类存档。D类零星采购可以不签订合同或者协议。

(五)货物验收

货物验收时需注意货单信息是否一致,物品包装及物品本身是否符合采购需求、是否完整无损等。验收时需采购需求部门人员、采购部验收人员、质量监督管理等部门人员一同验收并签字确认。采购部门验收时,需保管员、验收员签字,微机员在录单前也需核对相关信息。

(六)建立采购台账

对每次采购的未达到招标金额的非招标采购物资,按类别、按供货商分别记录好采购台账。一旦达到招标金额,随即通过相应招标流程进行采购。

(七)财务处理

每月底或合同约定完成后,由采供部门与供货商进行金额核对。核对无误后,由供货商开具相应发票并附相关凭证至财务科进行账务处理。对需要建立固定资产账目的物资,还需提供对应的建账资料。

三、学校食堂物资采购廉政风险防控

(一)物资招标环节廉政风险点及其防控措施

1.招标代理机构

1)需招标代理机构提供特定需求

食材类物资招标代理机构具有能够提供食材制作场所、工具、人员等相关资格。通过发询问函的形式,向学校招投标中心每年招标入围的招标代理机构发函,初筛能够提供特定需求的招标代理机构。组建考察小组对初筛招标代理机构逐一实地考察,选出最能满足采购项目特定需求的招标代理机构,在学校招投标中心的监督下,就招标代理服务费和一些细节内容进行反复讨论、谈判,确定最终招标代理机构,并签订相应合同或协议。

2)无需招标代理机构提供特定需求

采购方在学校招投标中心的监督下,随机抽取三家当年中标入围的招标代理机构邀请抽中的三家潜在招标代理机构就招标代理服务费和一些细节内容进行现场讨论、谈判、比价,确定最终招标代理机构,并签订相应合同或协议。

2.评审专家

评标当日,在开标评标前2小时之内,由招标代理机构在专家库中随机抽取评审专家,组建评审委员会,人员名单在中标结果公布之前不允许对外泄露。规定评审专家不得提前离场或中途离场,不得由他人代填评标细则等。

3.采购方代表

采购方代表应当作风良好、思想正直、熟悉招标采购需求,不允许以任何方式向任何人透露任何招标有关的任何信息。在到达招标评标现场后,应当立即上交通讯设备,不得提前离场或中途离场。

4.其他方面

招标评标全程录音录像,监控影像保留在招标代理机构备查,每次评标完毕后,由招标代理机构出具评标报告,详细记录整个评标过程。

(二)物资采购环节廉政风险点及其防控措施

物资采购环节廉政风险主要是定价、定量的风险,分为定期定价定量、价格随市场浮动两种。

1.定期定价定量

定期定价定量主要分为全年一次定价定量和全年多次定价定量。大宗调料等全年价格较为稳定的物资,执行全年一次定价这里主要讨论全年多次定价定量问题。

米面油肉等大宗物资执行全年多次定价定量,要求中标供货商定期在采购方指定的时间地点,通过现场开标、唱标、抽签的形式,对当年中标品目进行现场报价,评标小组再分别对各供货商进行二次价格协商,结合上批次的供货情况和报价,三选其二作为当期实际供货商家。价格最低的供货商供货60%-70%,次低价供货商供货30%-40%,最高价不供货。如果上批次供货服务和质量有食堂或消费者投诉反馈,则适当减少其供货份额。如果某商家供货有非常严重的质量问题,当期停止其供货,下期入围三家供货商再重新报价。

2.价格随市场浮动

价格随市场浮动的情况主要分为每天随市场浮动、每周随市场浮动、按定价会周期随市场浮动三种情况。需要采购方采购小组市场采购询价时,严格按照采购流程规定的“询价小组市场询价”相关流程及达到采购部门各类物资验收标准同规格同品牌同等级的物资品质进行询价。

(1)每天随市场浮动

禽蛋价格波动大的物资,以四川蛋鸡养殖联盟每日公布的价格为参照标准,供货商每斤浮动一定比例作为结算价,并按照采购方实际需求供货。

(2)每周随市场浮动

蔬菜类价格波动较大物资,供货商以采购人一周内在农产品中心购买的同品种同质量等级蔬菜的平均价格为参考标准,每斤浮动一定金额作为次周结算价,并按照采购方实际需求量及需求品质供货。

(3)按定价会周期随市场浮动

水产品、鲜禽等价格有波动的物资,供货商以采购人在就近大型批发市场购买的同质量等级产品价格为标准,每斤浮动一定比例作为结算价。供货商定期参加采购方召开的定价会,分商家分品目现场报价。评标小组对各商家各品目分别进行二次价格协商,三选其二或二选其一作为当期实际供货商家。三选其二时,最低价供应商供货70%,次低价供应商供货30%;二选其一时,最低价供应商供货100%。

(三)物资验收环节廉政风险点及其防控措施

1.规范各类物资验收标准

制定各类物资的验收标准并上墙公示,附图片辅以说明,验收人员严格按照各类物资验收标准进行现场验货。非定型包装的物资以现场过称数量验收入库。譬如,蔬菜类验收标准:标明色泽、大小、成熟度等信息定型包装产品的验收标准为:包装标识标明商品名称、厂名、厂址、生产日期、批号或者代号、规格、配方或主要成分、保质期限、食用或使用方法等。

    2.多环节验收,并建立退换货等反馈机制

定型包装等不适宜拆包验货的货物应建立多层次的验收体系收到货物侯采购部门进行第一环节验收,各食堂及领用人进行第二环节收验,如发现达不到物资验收标准的货物,应及时反馈,进入下一步退换货环节情节严重者,对货物供应商做出相应处罚。

    3.加强人员管理

对内,定期对关键岗位、员工进行廉政教育会,宣传风险及其严重性,并签订《物资采购廉政责任书》,明确廉政工作的责任和义务,从思想上牢固树立廉政风险防控意识。对外,每年度召开中标供货商廉政风险座谈会,并签署《物资采购供货商廉政承诺书》,加盖单位鲜章留采购方存档。一旦发现内部员工、供货商有任何不廉政的行为,立即对其进行处罚。

    4.信息化建设

加强信息化建设,构建食堂物资管理系统,追踪物资领用和使用的全过程,对收发货地点及仓库进行全程全覆盖监控通过物资管理系统管理部门可随时了解到所有物资的进、销、存情况,增加采购环节和物资管理环节的透明度,减少人为操作的影响。

四、结束语

随着高校教育事业的不断发展,食堂物资采购的规模持续增长,采购品种繁杂、金额庞大,高校应加强学生食堂物资招标采购工作的内部控制,建设物资采购标准化流程,规范采购行为,提高采购管理水平,科学防范各类风险,推动廉政建设,才能提升学生食堂成本管理,为广大师生提供优质的餐饮服务。

 

参考文献:

[1] 国务院.中华人民共和国政府采购法实施条例[EB/OL].(2015-01-30)[2022-01-04]. http://www.ccgp.gov.cn/zcfg/mof/201502/t20150227_5029424.htm.

 

[2] 四川大学.四川大学采购方式、审批程序一览表[EB/OL].2019-06-06[2022-01-04].

https://cg.scu.edu.cn/sfw_cms/e?page=cms.detail&cid=50366&nextcid=65221&aid=65277.

 

[3] 中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国招标投标法[EB/OL].(1999-08-30)[2022-01-04]. http://www.ccgp.gov.cn/zcfg/gjfg/201311/t20131113_3591998.htm.

 

 

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四川大学后勤保障部

杨凌云

成都市一环路南一段24号四川大学后勤保障部

610065

13308087612

四川大学后勤保障部副部长

四川大学后勤保障部

毛正利

13541082201

四川大学后勤保障部饮食中心主任

四川大学后勤保障部

李代萍

13438086530

四川大学后勤保障部饮食中心副主任

【编辑:郑云泽(秘书处)】


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